"COLLABORATION" est en passe de devenir un mot à la mode, ayant une nouvelle signification, ou tout au moins utilisé dans un contexte entièrement neuf, c'est à dire finalement un mot qui véhicule un nouveau concept ou une nouvelle image. Tel a été le cas ces dernières années de mots tels que "paradigme" et "émergence", entre autres. Il est vrai q'en France le mot collaboration évoque un passé maintenant lointain que les Français préfèreraient oublier et il est probable que le mot sera altéré pour devenir quelque chose comme "collaborativité" ou autre. Quoi qu'il en soit, c'est le mot "collaboration" qui sera utilisé ici, en attendant que l'usage le modifie.

Selon l'éthymologie, collaboration signifie travailler ensemble. On a toujours travaillé ensemble dans un atelier, une équipe, un bureau, etc..., mais ce qui redonne un nouveau sens au mot collaboration est que l'on peut aujourd'hui travailler "en ligne". Le développement fulgurant de la technologie de communication sur le WWW fait que collaborer en ligne n'est plus un problème purement technologique mais est devenu un problème culturel et d'organisation.

Dans le cadre d'une entreprise, il s'agit que des employés travaillent ensemble en ligne pour résoudre des problèmes plus rapidement et pour devenir plus sensibles aux besoins des clients et éventuellement économiser sur des frais de voyage et de communications. De nombreux outils de collaboration existent aujourd'hui sur le marché pour faciliter la coordination au sein de grands groupes en permettant à leurs membres de signaler aux autres les questions qui se posent, de travailler conjointement sur des documents mis en commun, de tenir des réunions, et de rechercher les voies pour progresser vers de mêmes but. Cependant n'importe quelle société, petite ou grande, peut aussi utiliser ces outils avec profit.

Mais le risque existe de dépenser au delà d'une juste mesure pour acquérir des technologies de collaboration sans faire les ajustements culturels nécessaires et adapter l'organisation afin de retirer tous les avantage que l'on peut en attendre. Il ne faut pas attacher trop d'importance aux outils sans tenir compte des personnes qui utilisent ces outils. Un logiciel de collaboration ne pourra bien fonctionner que si les utilisateurs sont formés et encouragés à travailler ensemble.

C'est un grand bond en avant pour beaucoup de sociétés, pour ne pas dire une révolution, que de pouvoir partager la connaissance au sein de leur personnel et d'encourager et récompenser le travail en équipe.

Dans beaucoup de sociétés d'autrefois régnait la culture du mystère où les "petits chefs" tiraient leur autorité de leur connaissance vraie ou supposée des vues secrètes de la Direction auxquelles ils auraient eu seuls accès !

Il n'est pas possible de prescrire une liste spécifique d'ajustements qui transformeraient la culture d'une société pour l'orienter vers la collaboration. C'est un défi que chaque société doit relever individuellement. Mais l'on peut formuler les recommandations suivantes :

1. Commencer petit. Des technologies de collaboration ne devraient être imposées à des employés comme venant d'en haut. Il faudrait d'abord former de petits groupes qui, une fois formés, seront les vecteurs de la technologie au sein de la société ou du groupe en y diffusant leur savoir-faire.

2. Trouver un champion. Il faut un visionnaire pour appréhender tout ce qu'un outil de collaboration peut faire pour la société. Le champion de l'outil identifiera des utilisateurs bien disposés et formera une première équipe pour tester la technologie "in concreto".

3. Sélectionner un problème réel. Une technologie de collaboration doit être mise en oeuvre dans le cadre d'un objectif important pour la société.

4. Remplir l'espace. L'environnement de collaboration en ligne n'attirera pas s' il commence dans le vide. Personne ne veut être le premier pour envoyer un message, ajouter un événement au calendrier du groupe ou pour déposer un document de travail. Il est recommandé d'avoir un membre d'équipe qui sert en quelque sorte de jardinier en plantant de l'information importante dans l'environnement en ligne avant même que l'équipe commence à travailler, puis en taillant pour ôter ce qui n'est pas utiles. Le jardinier doit s'assurer que les membres d'équipe signalent toute l'information appropriée au forum plutôt que de l'envoyer simplement à quelqu'un d'autre. Il doit également chercher l'information particulière qui ne peut pas être trouvée n'importe où et la signaler au groupe.. Il est également crucial pour que les employés trouvent l'information la plus récente en ligne plutôt que par l'intermédiaire de notes de services ou tout autre canal canal différent.

5. Aiguillonner les employés pour qu'ils participent. Après quelques interactions initiales avec le système de collaboration, il n'est pas pas rare que les employés s'en éloignent. Par antidote, il faut faire périodiquement pour les membres de l'équipe une mise à jour sur ce qui se produit dans le forum en ligne. Chaque utilisateur du système doit obtenir une synthèse périodique par courrier électronique des questions posées et des objectifs avec un lien d'URL aux articles étant discutés.

6. Mettre en valeur les avantages. Il est normal que les employés résistent au changement. Les partisans de la collaboration doivent parler à leur collègues des avantages et

7. Honorer les meilleurs. Les meilleures incitations pour stimuler la collaboration sont les éloges, la propre satisfaction que l'on ressent d'apporter une contribution utile, de travailler dans un groupe productif et de faire apprécier ses idées. Plutôt que de sanctionner les employés qui ne participent pas à l'environnement de collaboration, il faut célèbrer ceux qui y participent.

8. Ne pas promouvoir la certitude.. Il faut permettre les discussions et les controverses pour brasser les idées entre les membres de l'équipe.

9. Laisser la liberté aux utilisateurs. Après avoir installé un outil de collaboration, il faut faire confiance aux employés pour adapter et mouler le système au modèle et à la culture de leur service. On ne peut pas prévoir comment ils l'utiliseront et leur imposer une méthode de travail du dehors.

10. Mesurer l'effet. Des outils de collaboration seront adoptés plus largement au sein d'une société et leur utilisation deviendra plus courante si les employés et les cadres comprennent bien qu'ils épargnent beaucoup de travail et d'argent, par exemple en réduisant la longueur et le nombre des réunions.

Les conseils qui précèdent ont été formulés par Scott Kirsner dans un article intitulé "Culture of Collaboration" que j'ai eu l'occasion de lire suite à une visite au site de e.Room.com Lire l'article en anglais.